Live: Aquisições para Bibliotecas dos Institutos Federais

Neste mês, aconteceu a primeira live da CBBI (Comissão Brasileira de Bibliotecas dos Institutos Federais) em 2025, reunindo bibliotecárias e gestores públicos em um importante momento de capacitação sobre aquisições para bibliotecas à luz da Nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021). Com representantes dos Institutos Federais do Paraná e do Sertão Pernambucano, e mediado pela presidente da CBBI, Patrícia Oliveira (IFGOIANO), o evento abordou de forma prática e reflexiva as mudanças legislativas, os novos papéis dos bibliotecários e as estratégias para garantir recursos e fortalecer a atuação das bibliotecas nas redes federais de ensino.

Se você atua com gestão de bibliotecas públicas, principalmente institucionais, prepare-se: este post é um verdadeiro guia prático sobre como planejar, executar e acompanhar aquisições com base na nova legislação.

1. Por que falar sobre aquisições para bibliotecas é essencial em 2025?

As bibliotecas dos Institutos Federais (IF), como espaços de acesso à informação, apoio pedagógico, fomento à pesquisa e inclusão social, têm sofrido com desafios históricos relacionados ao orçamento, estrutura e reconhecimento institucional. Porém, a nova legislação sobre contratações públicas tem o potencial de reposicionar o papel das bibliotecas e, principalmente, das(os) bibliotecárias(os), ao exigirem planejamento técnico, documentação robusta e articulação com diversas áreas da instituição.

2. O que mudou com a Lei 14.133/2021?

A nova lei, sancionada em abril de 2021, substitui a antiga Lei 8.666/93, a Lei do Pregão (10.520/2002) e o Regime Diferenciado de Contratações – RDC (12.462/2011), criando uma legislação mais moderna, eficiente, transparente e planejada.

As principais mudanças incluem:

  • Obrigatoriedade de Planejamento das Contratações – com o Plano Anual de Contratações (PAC), estudo técnico preliminar (ETP), termo de referência (TR), e pesquisa de preços.
  • Uso prioritário do Pregão Eletrônico e Registro de Preços para compras recorrentes como livros e materiais de acervo.
  • Novos critérios de julgamento como melhor técnica, maior retorno econômico, entre outros (não apenas menor preço).
  • Criação do Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) como repositório nacional e ferramenta de transparência.

3. O bibliotecário como agente ativo no processo de aquisição

A fala da bibliotecária Tatiane Lemos (IF Sertão-PE) destacou que a centralidade do planejamento na nova lei tornou o papel do bibliotecário ainda mais essencial em todas as etapas: da justificativa da necessidade até a avaliação de propostas, fiscalização de contratos e controle patrimonial.

Entre os pontos levantados:

  • O bibliotecário participa ativamente das quatro etapas principais da contratação:
  1. Planejamento da compra
  2. Justificativa técnica da aquisição
  3. Julgamento e seleção das propostas
  4. Execução e fiscalização do contrato
  • A biblioteca precisa estar prevista no PAC para o ano seguinte — isso significa que o planejamento das compras de 2026 precisa ser registrado em 2025.
  • Documentos fundamentais como o ETP e o TR devem ser redigidos com expertise técnica e argumentação robusta, justificando os critérios, necessidades específicas e benefícios institucionais daquela aquisição.

4. O domínio de plataformas e modelos digitais é indispensável

A bibliotecária Evandra Campos Castro (IFPR) apresentou um verdadeiro tutorial prático sobre como acessar, adaptar e implementar os modelos oficiais de documentos utilizados em contratações públicas, disponíveis nas plataformas do Governo Federal, como:

  • Portal de Compras do Governo Federal (compras.gov.br)
  • Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP)
  • Sistema ETP Digital
  • Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), com cursos gratuitos

Ela mostrou como encontrar exemplos prontos de ETP e TR, disponíveis de outras instituições (como Universidades Federais, Ministérios, outros IFs), permitindo um processo de “copiar, adaptar e otimizar” com responsabilidade técnica. Esses documentos funcionam como base para aquisições de:

  • Bibliotecas virtuais (Minha Biblioteca, Pearson etc.)
  • Sistemas de gerenciamento de bibliotecas
  • Equipamentos como sistemas antifurto
  • Obras especializadas, bases de dados, audiolivros, livros em braile, entre outros.

Ela destaca: “Bibliotecários precisam ser gestores públicos da informação, e isso exige conhecimento técnico, domínio de plataformas e articulação institucional”.

5. O valor do Estudo Técnico Preliminar (ETP)

Edson Barbosa, diretor de Planejamento e Gestão do IF Sertão-PE, apresentou uma aula sobre o ETP – Estudo Técnico Preliminar, considerado o coração do processo.

“É nesse documento que identificamos o problema, consultamos o mercado e apontamos a melhor solução.”

Ele defende a formação de uma Equipe de Planejamento da Contratação com três pilares essenciais:

  • Representante da área demandante (ex: biblioteca)
  • Representante da área técnica (ex: TI, administração)
  • Representante da área de licitações

Além disso, Edson mostrou como usar ferramentas de inteligência artificial (como o ChatGPT) para montar justificativas, levantar soluções, gerar rascunhos de TR e ETP com base em contexto, marco legal e experiências anteriores.

6. Estratégias para conquistar orçamento e visibilidade para as bibliotecas

Em resposta a uma das questões do público, os palestrantes trouxeram orientações práticas sobre como sair do papel de “mero demandante” e se tornar protagonista do processo de compras:

? Dicas para bibliotecários disputarem recursos:

  • Domine o planejamento – saiba exatamente o que quer comprar e justifique bem.
  • Conheça o orçamento institucional – acompanhe o PAC, a Lei Orçamentária Anual (LOA) e o PDI.
  • Seja proativo – redija o ETP, TR e comece antes a mapear fornecedores.
  • Mantenha o acervo atualizado de forma a atender os requisitos exigidos pelas avaliações institucionais (ENADE, INEP).
  • Forme alianças internas com setores de ensino, pesquisa, administração e contabilidade.
  • Capacite-se continuamente – domine a legislação, estude sobre aquisição pública e entenda o sistema de compras.

Como destaca Evandra:

“Nós, bibliotecárias e bibliotecários, somos gestores públicos. Nosso compromisso ético-político com a educação exige que tenhamos protagonismo técnico e institucional.”

7. Caminho para o futuro: inteligência artificial, colaboração e atualização constante

A mensagem final da live foi clara: a aquisição para bibliotecas é um ato estratégico, documental, técnico e político. E precisa do protagonismo de quem mais conhece o serviço: bibliotecárias e bibliotecários .

Ferramentas como a Inteligência Artificial, plataformas de governo digital, documentações compartilhadas entre IFs e capacitações como as ofertadas pela ENAP e CBBI são aliadas poderosas.

Além disso, a organização em consórcios, grupamentos e atuação por colegiado (como no caso da CBBI) favorece o fortalecimento institucional da política de bibliotecas.

? Conclusão

A nova Lei de Licitações nos convida a romper com práticas informais do passado, investir no planejamento e controle técnico, e dar às bibliotecas o protagonismo que sempre mereceram. Com base nos aprendizados da live, fica evidente que o futuro das aquisições está em nossas mãos — com método, ações coletivas e pensamento estratégico.

Se você é bibliotecário ou gestor da informação, prepare-se: 2025 é o ano da virada para a cultura de planejamento nas bibliotecas públicas.

? Recursos e links úteis:

? A live na íntegra está disponível no canal oficial da CBBI. Acesse, compartilhe com sua rede e fortaleça a luta por bibliotecas públicas mais estruturadas e protagonistas no cenário educacional brasileiro.